日本秘書クラブ九州
秘書の交流会

☆☆秘書の交流会☆☆

社内に秘書は私ひとり、
業務内容のことで相談ができる先輩や上司はいないし、 こんなとき他の会社ではどのようにされているのかしら？
秘書の先輩からこのように教わったけどもっとよい方法があるのでは？
ボスの出張中はヒマと思われている。。。などなど、秘書をしているがゆえのお悩みや疑問をお持ちの方！ 会員の方からのご要望により、秘書の交流会を開催することにいたしました。

☆活動報告☆

●第11回例会●
日時：平成２０年４月２４日
場所：手作り料理と地酒の店　あんざ

テーマは「接客話法　〜言葉と声について〜」

日頃から接客対応などで気をつけていること心に残った対応などについてディスカッションいたしました。

季節の素材を使った和風創作料理と名物の櫃まぶしを楽しみながらの意見交換でしたが、終了予定時間になっても話は尽きず、大変勉強になるとともに有意義な時間を過ごしました

接客スキルを身につけることはもちろんですが、心がともなっているか・・・
ハートが大切という事がみなさんの感想でした。
ディスカッションで心に残った言葉をいくつかご紹介。

●プラスの言葉の大切さ
人は自分の存在を認められたいもの、ちょっとしたひと言、ちょっとした事で喜ばれる自分を見ていてくれる人がいる事は力になる、まずは人を認めることが大切

●NO！と言わない　
ある職場のスローガンは　‘NO　ＢＡＴ’　無理、でもこれなら出来るよ！　
「出来ない理由を述べるのではなく、出来る理由を考える」
「嫌な事でもどうせやるなら、嫌な顔をせず笑顔で引き受ける」

●第一印象の大切さ　
　相手を嫌いと思うと、相手も自分を嫌っている。　嫌な態度をとると自分にそのまま返ってくる。人と対面する時は、たとえ１分しか時間がなくてもその時間を大切にしなければならない。

●笑顔の大切さ　
行列のできるお店での長い長い待ち時間のあと、シェフが迎えてくれた。
「いらっしゃいませ」の笑顔。その真の笑顔に、待たされたイライラも寒さも吹っ飛んだ。この体験で笑顔の大切さを実感し、身につけないといけないと思った

まだまだ書ききれないほどの素晴らしい意見がありました！
●第10回例会●
日時：平成１９年１２月２７
場所：雪村

テーマは「年末年始の秘書業務」

年末年始は、ご挨拶にお見えになるお客様も多くなるし、住所録の見直しにも必要な時期です。

今回の秘書の会はスケジュール管理と年賀状の作成についてディスカッションいたしました。
●第9回例会●
日時：平成１９年８月９日（木）
場所：美酒美食　かゆう

美味しいてんぷらのコースを頂きながら、「江戸のしくさから学ぶ、心づかい」をテーマに、意見交換を行いました。
江戸時代のマナーに、敬服いたしました☆
●第8回例会●
日時：平成１９年５月２８日（月）
場所：ひな椿　奈々

今回の会場は警固にある、野菜を中心とした和風創作料理のお店。
店内は黒を基調とした落ち着いた雰囲気で、お値段はコース（１３品）で3800円！
締めのカレーうどんは、たまねぎの甘みが効いていて、カレーうどんのイメージを覆すほど美味でした♪

さて、肝心なテーマは、コミュニケーションについて。
コミュニケーションの基本は挨拶！！
　
でも、意外とそれができていない人に遭遇することも。私だけに挨拶を返してくれないのはまだしも、お客様にその態度は？！
そのような相手にどのように接し、態度を改めてもらうか。ということを話し合いました。

詳細は次号のエレキャリで。
●第７回例会●
日時：平成１９年２月６日（火）
場所：ＦＥＲＭＡＴＡ

第７回は福岡の起業家を中心とした集まりの方々との交流会を行いました。
ご自分でビジネスをなさっている方や大学の教授などいろいろな立場の方の話を伺い、とても有意義な時間を過ごしました。


ご出席になっていた方のブログです。（2月７日をご高覧ください）
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http://akarisaka.yoka-yoka.jp/


途中でお帰りになった方、写真を写してなくてごめんなさい。。。
●第６回例会●
日時：１１月９日（木）１９：００〜
場所：JA鹿児島県経済連が運営する鹿児島ブランド情報発信ステーション
『鹿児島を極めた黒豚・黒牛のしゃぶしゃぶ』　博多 華蓮(かれん)

第6回のテーマは”お歳暮とお礼状”

相手の好みに合わせたお取り寄せ商品。しかし好みが分からなかったり、贈答がたくさん来るであろうＶＩＰのことを考えると、意外と「選べるギフト」がベスト？！という結論に。

ボスのところにきた贈答品のお礼状はハガキが基本ですが、一定の役職以上の方や高価なものをいただいたときは、封書で出すという意見がほとんど。
また、ボスに一筆書いてもらったり、サインをしてもらったりして、相手への感謝の気持ちが伝わるよう配慮していることを確認いたしました。


食べるのに夢中で、写真を撮り忘れてしまいました(^_^;)
２次会は　BAR FERMATA へ。隣に座っていた女性もなんと現役秘書。
クラブ、そして秘書の会へのご入会をご案内してみました♪
●第5回例会●
日時：2006年9月25日（火）　
場所：ＢＡＲ　ＤＥＬ　ＭＡＥＳＴＲＯ　　　　　　　　　　　　

第５回交流会のテーマは”秘書が書くビジネスメール”。

会場は天神にグランドオープンしたばかりの”ＶＩＯＲＯ”７Ｆにあるカジュアルイタリアン。トスカーナ料理をベースに、素材にこだわった贅沢なメニューを頂きました。

まず最初の話題はビジネス文書とメールの違い。
メールでは「時候のあいさつは書かず、簡潔に書く」のが基本。あいさつは””お世話になります。○○の○○です。”と書くという方がほとんど。そして、みなさんいろいろと工夫をされていることが分かりました！！

失敗例＆不快例の一部をご紹介すると、
●同じ内容を数人に送られたのか、本文中の名前が自分の名前ではなかった。
●勢いよく返信したら、タイトルに相手の名前が入っていた。
　　※実は私、昨日もやっちゃいました(>_<)
●引用がたくさんついていると不快。
　※内容があったほうが分かりやすいが、前の文くらいでいいのでは？何通もついていると自分の文章に不手際があった？と読み返してしまうという意見も。
●重要ではないと思われるメールでも、”開封メッセージ”が設定されている。
●ＴＯ.　ＣＣの使い分けをご存知ないのか、ＣＣで送った人からご丁寧な返信。

簡潔でなければならない反面、失礼がないようにしなければならないメール。。。
ＶＩＰに連絡することも多いがゆえに、気を使います。
メールと郵送での手紙の使い分けも話題に。年齢、役職、相手の社風、内容など、ビミョ〜なバランスを考え、工夫していることを確認し合いました。

また、大人数の海外のお客様の接待を控えている方から、お店についての相談が。
”海外の方は刺身が苦手な方も多いのでは？！””日本といえばスキヤキ？！”
”でも福岡だから水炊き？！”と食べ物ことになると一段と盛り上がる秘書会メンバー。次回の例会は、鹿児島 経済連直営でしゃぶしゃぶをいただくことに☆

そして、話題は「食風水」に。
メンバーのＨさんはとても詳しく、たくさんの貴重な話をしてくださいました。
せっかくなので、次回のメールマガジンでの特集をお願いいたしました。
ご出席いただけなかったみなさま、どうぞお楽しみに♪

食事が終わってテラスに出ると。。。
アコーディオン奏者のアメデオさんが！！せっかくなので記念撮影いたしました☆
●第4回例会●
日時：2006年8月17日（木）　
場所：ＳＡＫＵＲＡ　ＳＡＫＵＲＡ　　　　　　　　　　　　

第４回交流会のテーマは”社内のコミュニケーション”。

秘書がビジネスマナーに細心の注意を払うのは当然のこと。そして秘書の間では当然と思っている暗黙のルール。
しかし、秘書以外の方にそれをどこまで求めるか。。。
また、ＢＯＳＳ以外の上役とのコミュニケーションをとる際に気をつけていることなど、、マナー本には載っていない、日常の疑問について意見交換しました。
●第3回例会●
日時：２００５年10月２１日（金）　
場所：ホテルオークラ福岡　カメリア　　　　　　　　　　　　

第３回目の交流会のテーマは”BOSSの名刺整理と情報管理について”。
BOSSの名刺はかなりの量！名刺整理箱で業種
ごとにわけただけでは探せないことも。。。
工夫している整理の方法やこれからの季節に向けて年賀状の送付先の情報管理などについて、意見交換いたしました。

 北海道稚内よりゆでたて直送の蟹の食べ放題のコースをいただきました。毛がに、タラバ蟹、ずわい蟹、旭蟹のほか、蟹以外のさまざまなメニューに大満足でした！
●第2回例会●
日時：２００５年５月２１日（土）　

第２回目の交流会のテーマは”秘書業務をよりよくするために行っている自己啓発”。
”秘書”といっても、職場やＢｏｓｓによって職務範囲は様々。そのため、秘書に求められることもそれぞれ違いますが、秘書として何を勉強したほうがよいかについて話し合いました。

今回の会場“風りん創”は、４月にオープンしたばかりの産直ダイニング。産地直送の素材を使ったとてもヘルシーな創作料理のお店です。今回は特別メニューのコースをご用意いただきました。









自己啓発のＮｏ.１はやっぱり秘書検定！参加者のほとんどが１級の合格者。また、準１級を取得したので、次回１級を受験予定という方も。

業務向上のために、現在行なっている自己啓発＆これから行う予定のものとして、
ペン習字、パソコン（Ｍicrosoft Office Specialist）、華道、茶道、英語、会計（財務諸表の見方など）、産業カウンセラー、など。

このほかにも業務には直接関係ないけれど、、、といろんなことに積極的に取り組まれているお話に加え、今回はワーキングマザーがお二人ご出席ということもあり、産休・育休に関することや、家庭と仕事の両立など、幅広い内容の意見交換をいたしました。
●第１回例会●
日時：２００５年２月２５日（金）

記念すべき第１回例会は、福岡市の大名に
新しくできた”弁天”という居酒屋。
官公庁や企業の現役秘書の方が集まりました。
秘書といっても会社の業種や規模、ボスによって仕事のやり方や範囲が違うことを再認識しましたが、スケジュールの管理など日常業務に関する細かな疑問について、活発な意見交換が行われました。
秘書のイメージに対する偏見など、他では言えない悩み？についての話も飛び出し、楽しい時間を過ごしました。

今回ご都合がつかなかった方も次回はぜひ☆